O certificado digital pode não ser ainda um termo de conhecimento do público em geral, mas, em algum momento, já se ouviu falar. Outra possibilidade muito frequente é a orientação vinda de contadores, que estão mais familiarizados com o meio. Para pessoas físicas, pode ser encarada como uma facilidade, mas quando se trata de empresas, há obrigatoriedade em muitos casos.

Após a compreensão do que é um certificado digital, para que ele serve e quais são os seus benefícios, o próximo passo é dar início ao processo de obtenção do documento eletrônico. Antes, porém, é importante conhecer algumas das opções disponíveis e mais usuais:

O que é um e-CPF

Esta é a versão eletrônica do Cadastro de Pessoa Física (CPF). Além de identificar quem emite alguma informação, a identidade online assegura privacidade, integridade e segurança em qualquer transação via internet. Com validade jurídica, substitui a assinatura de próprio punho.

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Ou seja, é possível fazer acessos à Receita Federal para consultas e preenchimento de Declarações de Imposto de Renda de Pessoa Física (DIRPF), além de consulta e preenchimento de Declarações de Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (DIPJ) de empresas que o titular do CPF seja o Representante Legal. Também possibilita acesso ao Sistema de Comercio Exterior (Siscomex) para importações e exportações, licitações e pregões eletrônicos, realizar serviços de cartórios pela web, simplificar o processo de recolhimento do FGTS, entre outras facilidades.

O que é um e-CNPJ

Esta é a versão eletrônica do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ). Utilizado por empresas para legitimar transações online, como assinatura de declarações e documentos para envio ao Governo através do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) – novo procedimento que substitui as antigas declarações em papel –, movimentações bancárias, assinatura de contratos, emissão de documentos fiscais eletrônicos (Nota Fiscal Eletrônica).

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Ainda consulta e liberação do FGTS de trabalhadores, castro e registro de atividades e ocorrências de trabalhadores no e-Social, entre outras. Proporciona as mesmas garantias de pessoa física.

O que é um e-PJ

É o certificado digital de Pessoa Jurídica para uso em ambientes mais simples, mas que exijam a identificação da empresa. Muito indicado para organizações que têm a necessidade de um certificado digital para uso por alguém que não seja o responsável legal na Receita Federal, como, por exemplo, um funcionário responsável pelo faturamento da empresa. Este certificado possui restrições de acesso, permitindo a assinatura de documentos fiscais eletrônicos (NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e, MDF-e), mas restringindo consultas e acessos a ambientes ligados à Secretaria da Receia Federal (SRF) como o e-CAC, Conectividade Social, e-Social, entre outros.

E agora?

Entendida e identificada a sua necessidade, o primeiro passo é procurar um posto de atendimento devidamente credenciado a uma Autoridade de Registro (AR) e uma Autoridade Certificadora (AC) para emissão do documento. Todas estas são subordinadas ao ICP-Brasil, serviço público criado em 2001, que monitora e regulamenta a emissão dos certificados digitais no Brasil. O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), uma autarquia vinculada à Casa Civil da Presidência da República, credencia e audita as AC’s e AR’s brasileiras de acordo com as normativas e regulamentações criadas para manter a segurança e a lisura do processo de emissão do certificado digital.

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Na hora de decidir onde comprar e emitir o certificado digital, é fundamental que se observe não apenas o preço, mas o custo benefício, pois existem certificados do tipo A1 (armazenado direto no computador, com validade de um ano) e do tipo A3 (armazenado em mídia criptográfica, que pode ser o smartcard ou o token, com validade de um, dois ou três anos). Também é importante levar em consideração fatores como a correta orientação sobre documentação necessária, finalidade de uso, garantia contra defeitos, suporte técnico, facilidade de agendamento, facilidade de acesso, estacionamento, etc.

A emissão do certificado digital só poderá ser realizada na presença do titular (de um e-CPF) e na presença do sócio que está como representante legal da Pessoa Jurídica na SRF (de um e-CNPJ). Neste caso, é levado em consideração o que determina a cláusula administrativa do contrato social, estatuto ou outro documento de constituição. Se não informar que ele assina de forma isolada, ou determinar que a administração é conjunta, além do sócio-responsável-legal, deverão comparecer os demais sócios previstos no documento.

Documentos necessários para emitir um Certificado Digital

Pessoas Físicas devem ter em mãos a via original de documento de identidade com Fé Pública, emitido há, no máximo, 10 anos, CPF (dispensável se constar no documento de identidade), comprovante de residência emitido há no máximo três meses e comprovante de pagamento do boleto de compra.

Pessoas Jurídicas deverão apresentar a via original ou cópia autenticada do documento de constituição da empresa e alterações posteriores, se houver. Nos casos de alterações consolidadas, é considerada esta e alterações posteriores, se houver. Além dos documentos da empresa, o representante legal deverá apresentar via original de documento de identidade com Fé Pública emitido há, no máximo, 10 anos, CPF (dispensável se constar no documento de identidade), comprovante de residência emitido há, no máximo, três meses e comprovante de pagamento do boleto de compra. Se houver necessidade de comparecimento de outros sócios administradores, estes devem portar a mesma relação de documentos.

Últimos passos

Já se sabe o que é um certificado digital, qual a necessidade, o que levar em consideração na hora de adquirir, quais os documentos solicitados e quem deverá comparecer. Após esse processo, é hora de instalar no computador. As orientações necessárias são dadas pelas empresas escolhidas – tanto AC, quanto AR. E é importante que se fique atento a algumas especificidades de acordo com o certificado adquirido.

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Isso inclui saber qual o sistema operacional utilizado, qual o navegador de internet, se o computador tem acesso à web, possuir perfil de administrador ou verificar com o administrador de rede se o perfil de usuário permite a instalação de um drive ou software para reconhecer o(s) dispositivo(s) e sua correta leitura. Enfim, são informações que determinarão o efetivo uso do certificado. É importante também que seja realizado um teste, assim que a instalação for concluída.

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