O sistema de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e – chegou para substituir os modelos 1 e 1A, tornando o processo mais tecnológico, seguro e com maior controle pelo Fisco. Por exigir que o remetente (seja empresa ou pessoa) possua uma assinatura digital, a modalidade tem garantia e validade jurídicas. Além disso, reduz custos e cria um padrão nacional de emissão. Os benefícios são diversos, mas os cuidados precisam ser igualmente destacados.

O preenchimento de NF-e é o primeiro passo que precisa de atenção, especialmente ao considerar que a maioria dos problemas acontece por desconhecimento fiscal dos seus emitentes, cadastros de produtos ou clientes equivocados – ou seja, incompletos ou desatualizados – ou, ainda, por informações incorretas. Os entraves podem, dependendo da situação, impedir a concretização de uma venda, o que prejudica todos os lados da operação.

Erros no preenchimento correto dos formulários, em alguns casos, acarretam até mesmo na não geração da via solicitada. Há também a possibilidade grande de verificação pelo Fisco, através de sistemas modernos de auditoria eletrônica. Nessas situações, o órgão pode invalidar a emissão. Importante ressaltar que estes equívocos não eram detectados antes, mesmo nas mais meticulosas auditorias fiscais.

Fique atento ao emitir suas NF-e

Outro aspecto que merece muita atenção é a possibilidade de outra pessoa emitir suas notas fiscais. Se esse for o caso, é necessário que seja alguém de alta confiança, que guardará aquele documento da forma mais adequada e em local seguro.  Se o Fisco solicitar a comprovação de uma transação e a empresa não tiver, a multa é de R$ 5 mil por nota, portanto, é sempre recomendável que se faça backup de todos os processos.

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Se as notas são emitidas através de algum Sistema de Gestão (ERP), é importante observar a legislação vigente, para que a ferramenta esteja devidamente enquadrada nela. Por exemplo, para NF-e de produtos, é obrigatória a validação do documento junto à Secretaria da Fazenda, comprovando sua legalidade.

Existem sistemas que validam todas essas informações e outros sistemas que não o fazem. Então, é essencial estar bem ciente da estrutura desse sistema de gestão.

Relevante ainda ressaltar que, uma vez autorizada eletronicamente pela Secretaria da Fazenda, a NF-e não pode ser alterada. O motivo? Isso tornaria o conteúdo, que é certificado digitalmente, inválido. Então, quando identificada alguma irregularidade no documento, este deverá ser cancelado por meio de um processo semelhante ao da emissão da nota.

O que significa o envio de um arquivo eletrônico, que acusará na base de dados da Fazenda o cancelamento do documento. Para isso, existe também a possibilidade de uma Nota Fiscal Eletrônica Complementar, mas apenas para situações previstas na legislação, como variações de preço e erro de cálculo de imposto.

Procedimentos corretos para emitir a Nota Fiscal Eletrônica

De forma geral, a orientação para que estas emissões sejam concluídas com tranquilidade e segurança, de acordo com boa parte dos consultores fiscais ou de tecnologia da informação, é ficar muito atento e se informar sempre, pois não é raro que sejam firmados ajustes nestes procedimentos. Contar com o suporte de uma empresa especializada nestes produtos é também fundamental para que tudo ocorra dentro do previsto, como a Líder Certificados Digitais, que possui grande experiência na área, além de estar constantemente atualizada com todas as novidades surgidas.

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Então, não esqueça de sempre revisar cadastrados de clientes, fornecedores, materiais e códigos tributários. Também é imprescindível ter procedimentos de trabalho envolvendo desde os vendedores até a equipe de faturamento. Essas medidas são capazes de evitar que a nota não saia (ou mesmo que ela saia), que a empresa não fique sujeita a uma posterior fiscalização, passível de multas e aborrecimentos para o empresário.

A Líder Certificados Digitais conta com consultoria comercial especializada para auxiliar seus clientes e parceiros na indicação das melhores práticas, as melhores alternativas e os melhores produtos a ser adquirido, de acordo com a finalidade de uso, período necessário, orçamento disponível e outras situações.

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